ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

La archivística es la “disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos”. (Diccionario de Terminología Archivística, 1997, p.9).

Finalidad.

• Garantizar el acceso a la información.
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de los documentos de archivo.
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias.
• Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
• Guardar precaucional o definitivamente los documentos, en las mejores condiciones de conservación.
• Rentabilizar el tiempo en la búsqueda de documentos.
• Optimizar los fines del archivo: seguridad, confidencialidad y consulta.

La información es el elemento vital para todas las empresas e instituciones en todas sus actividades y representa un factor crítico de éxito y una herramienta de competitividad. En todos los sectores (industrial, mercantil, gubernamental, de servicios, etc.), el éxito de las empresas depende en gran medida de la información y de la forma en que ésta se administre, lo cual hace que  las actividades de recolección, generación, utilización, resguardo y conservación de la misma tengan primordial importancia.

• El documento y su importancia.

Desde el punto de vista archivístico, el documento es “cualquier testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible por máquina, que posee una información, que ha sido producido en función de las actividades de una entidad, y se custodia con una finalidad administrativa, jurídica o científica-cultural”.

Los documentos tienen tres fines primordiales:

Servir de soporte a la información en él contenida.

Ayudar a la labor de la institución o empresa, dejando constancia del trabajo realizado.

Ayudar a la consecución de los fines propuestos y a probar hechos o sucesos.

• El ciclo de vida de un documento.

El ciclo de vida de un documento comercial consta de cinco etapas:

Creación y recibo. El número de documentos que se utiliza diariamente dentro de una empresa es impresionante. Por ejemplo, una firma comercial crea cientos de documentos al día: cartas, avisos para publicidad, estados de cuenta, órdenes de compra, cheques, comprobantes de recibos, etc. La misma empresa recibe también cientos de documentos: solicitudes de crédito, facturas, cartas, catálogos, etc.

Archivo y protección. Cuando se decide conservar documentos se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida útil.

Utilización. Los documentos se guardan por un motivo principal: para ser consultados. Sólo aquellos documentos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos.

Remisión o transferencia. A medida que los documentos no se utilizan con tanta frecuencia, es decir, cuando se consultan ocasionalmente, deben ser sacados de los archivos. Los documentos de poco empleo se deben extraer periódicamente y se deben colocar en archivos inactivos o que no se utilizan con tanta frecuencia mediante un sistema de remisión o traslado de documentos.

Eliminación. Es regla general que todos los documentos que dejan de ser útiles deben ser destruidos, de acuerdo con la administración de cada empresa y por las normas determinadas en la ley. 

• Importancia de la conservación de los documentos.

Archivar es guardar todos los documentos de tal forma que su localización sea fácil.  Esto lo podemos lograr si llevamos buen orden y un sistema funcional, práctico, que sea claro, rápido, sencillo, uniforme y objetivo.

Algunas empresas fracasan debido a que no reconocen la importancia de una buena organización de sus documentos.  Por otro lado, gran parte del éxito de muchas empresas se debe al hecho de que pudieron tomar decisiones vitales fácil y rápidamente, porque localizaron y utilizaron de inmediato la información requerida.

Cuando la persona responsable en la toma de decisiones es incapaz de localizar la información necesaria para desarrollar y evaluar opciones, surgen las frustraciones y disminuye la eficiencia.

Los documentos prueban el pasado y proveen información para el futuro.  Ellos preservan la historia para las futuras generaciones.  Cuando la información registrada se pierde o se destruye, gran parte de ella no se recobra nunca.  La porción que se recupera es casi siempre lo que se recuerda y puede contener mucha distorsión en cuanto a lo que contenía el documento original.

Las organizaciones de todo tipo necesitan guardar documentos para consultarlos en el futuro.  Son documentos relacionados con aspectos importantes de los productos, datos estadísticos, información acerca de los empleados y clientes, datos en relación con los proveedores, y muchas otras informaciones adicionales, que deben estar disponibles rápidamente por medio de procedimientos sistemáticos de archivo.

Toda secretaria o secretario debe tener presente que aunque el archivo sea llevado por ellos, este debe ser fácil de manejar, para que cuando otra persona desee localizar algún documento, lo pueda hacer sin ninguna dificultad.  No requerirá ser especialista en el ramo, pero sí debe tener los conocimientos claros y precisos de su aplicación para organizar un archivo adecuadamente.

• El documento electrónico.

Actualmente, en  la mayoría de nuestras instituciones se procesa la información con la ayuda de medios automatizados tales como paquetes de software de oficina y otros sistemas de información que se desarrollan para estos efectos.

Esto implica la generación de gran cantidad de documentos electrónicos (memorandos, cartas, informes, circulares, etc.), y en muchos casos, estos son procesados y cumplen su propósito  en el medio electrónico, sin que en algún momento se utilice el  papel como soporte.

Se hace evidente que el manejo de información en forma electrónica tiene gran auge en nuestro tiempo y esta práctica se incrementa en gran medida con la utilización de Tecnología Informática. Sin embargo, este avance incluye una problemática que debe ser resuelta.

Los problemas presentes en el uso de documentación electrónica se pueden resumir en lo siguiente:

La gestión “informal”, presente en el manejo del documento electrónico por parte de las personas generadoras.

La garantía de autenticidad de los documentos mantenidos en soporte electrónico.

La garantía de permanencia o conservación de los documentos mantenidos en soporte electrónico.

Sin embargo, también posee algunas ventajas:

Reduce costos de operación.

Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.

Permite un rápido y fácil acceso a la información.

Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.

Permite una fácil distribución de documentos vía Internet.

Agiliza y hace más eficiente el servicio al cliente.

Acá les dejo este video sobre la Historia e Importancia de la Archivística